2 Septembre 2019
Pour une gestion partagée de la prescription
L’accompagnement des équipes opérationnelles dans la mise en place de démarche d’entreprise apprenante, du Lean management ou des démarches Fest (formation en situation de travail) se fait souvent à l’aide d’outils comme le TWI[1].
Cet outil permet de mettre les opérationnels ou les équipes dans une démarche de co-construction des process de travail dans le cas ou pour une raison ou pour une autre quelque chose ne fonctionne pas dans le transfert de compétence ou dans la chaine de production et que la prescription faillit.
On les utilise dans différentes circonstances :
- Soit il y a des imprécisions dans la prescription originelle : « des trous dans la raquette »
- Soit il est nécessaire de former un novice et de l’aider à intégrer la prescription.
- soit la rotation du personnel (retraite, turn over occasionne une déperdition des savoir-faire et des expertises d’entreprise et de sa mémoire active.
- Soit il y a des dérives dans l’utilisation des machines et cet outil sert à amener les équipes à reconstruire une prescription adaptée.
- Soit il est possible d’améliorer la prescription et le collectif des opérationnels utilisent cet outil pour construire ensemble une nouvelle prescription de tache et un nouveau process de production. On va pour cela modéliser l’excellence de celui qui est le plus efficace, en lui proposant de décrire sa manière de procéder pour la modéliser et la partager.
L’outil permet ainsi de structurer la démarche collective, dès qu’il y a nécessité de retravailler une prescription soit pour l’adapter soit pour permettre son intégration.
Le résultat est au bout du compte que le niveau « opérateur » produit sa propre prescription ou transforme la prescription pour l’adapter au réel de l’activité. L’outil TWI permet que s’effectue d’une manière organisée et structurée ce travail de confrontation de la prescription au réel, au lieu que cette confrontation se fasse d’une manière intuitive et maladroite et cachée quand elle n’est pas instituée et structurée au travers d’un outil comme le TWI.
Ainsi, on peut voir ces outils comme un moyen de formaliser la distinction entre le prescrit et le réel de l’activité. Le TWI est un outil qui permet de structurer la confrontation entre la prescription produite par le bureau des méthodes et la represcription que l’opérateur fait à son profit pour réaliser la tache.
La re-prescription que réalise l’opérateur est généralement issu d’un travail de confrontation qu’il conduit entre la prescription officielle et la réalité de l’environnement de travail. Ainsi ces méthodes apparaissent comme l’outil de révélation de la re-prescription que souvent, faute d’outil, effectue intuitivement l’opérateur qui réussit.
DEUX PRESCRIPTIONS ?
Au fond le travail réalisé n’est-il pas la plupart du temps le fruit d’une confrontation entre deux prescriptions ?
Implicitement l’utilisation du TWI nous permet de comprendre que, d’une manière générale pour qu’une production puisse exister, il doit y avoir deux prescriptions :
- La prescription de fonctionnement : celle produite par le bureau des méthodes qui règle le fonctionnement général de la machine « quel que soit le produit ou l’environnement de travail ». en quelque sorte une prescription « épistémique ».
- La prescription d’usage : Celle produite par l’exécution qui permet d’opérer dans le contexte précis de la production. Ce contexte souvent différent du contexte de conception de la machine ou du processus peut entrainer des variations assez importantes dans la prescription.
L’intérêt du TWI c’est qu’il permet de transférer l’autorité à produire des prescriptions fines et adaptées au contexte, aux opérationnels qui ont l’expérience des machines et qui sont donc légitimes pour ce niveau de granularité du processus.
L’utilisation du TWI permet de mettre les opérationnels en situation de prendre conscience de ce qui se joue dans cette relation entre le prescrit et le réel. En remplissant ensemble le document il peuvent analyser si la prescription a été mal comprise parce qu’il leur manque une compétence ou une connaissance, si elle est inadaptée ou si elle est trop imprécise, trop floue. Le travail sur le TWI permet alors l’élaboration d’une prescription adaptée à la personne et à la situation réelle. C’est en quelque sorte une manière d’élaborer explicitement la re-prescription que fait intuitivement et inconsciemment, faute d’outil, tout opérateur qui exécute une tâche.
Les prescriptions d’usage sont différentes des prescriptions de conception en ce sens que l’usage est déterminé par l’environnement de production. La distinction prescrit / réel s’incarne ici dans la distinction entre process de conception et process d’utilisation. C’est la différence entre « en théorie » et « dans la vraie vie » C’est parce que le process d’utilisation est différent du process de conception que les opérateurs ont l’obligation de reconstruire la prescription pour la rendre opérationnelle.
PENSER SON TRAVAIL UNE COMPETENCE ET UNE ACTIVITE PROFESSIONNELLE
Quand le contexte de production est très proche du contexte de conception de la machine, il y a suffisamment peu de différence entre la prescription de fonctionnement et la prescription d’usage pour que l’ajustement se fasse de manière intuitive et que la « re-prescription » reste « silencieuse » et impensée. Mais dans le cas de productions diverses et complexe, notamment dans les services R&D ou les centres d’excellence produisant des produits nouveaux ou spécifiques, cette distinction doit être gérée institutionnellement. En ce sens le TWI est un outil qui permet de gérer d’une manière efficace ce passage de la prescription de fonctionnement à la prescription d’usage. De plus, la pratique du TWI laisse à l’opérateur, seul légitime pour concevoir la prescription d’usage, la possibilité de l’élaborer et donc de se l’approprier.
Ce travail de represcription devient en soi une activité professionnelle et doit être reconnue en tant que tel avec des compétences identifiées et des temps institutionnels prévus pour ce travail.
L’existence d’un bureau des méthodes qui « pense le travail », laisse entendre que dans une modalité taylorienne classique, seuls ceux qui pensent le travail peuvent en être dépositaire de la légitimité à en avoir la connaissance et à valider « ce qui est vrai et pas vrai », « juste pas juste », ce qui est une transgression ou ce qui est une innovation. En réalité chaque instance de l’institution peut et doit avoir son savoir expérientielle correspondant à son activité, et la légitimité à s’en servir pour réguler son action et prendre ses propres décisions.
L’utilisation du TWI dans la gestion des phases d’exécution permet de mettre en évidence et de répondre efficacement à une problématique liée aux pratiques tayloriennes de division scientifique du travail pour lesquelles on élabore des processus hors de la réalité de l’action en laissant l’opérationnel se débrouiller comme il peut pour gérer le paradoxe de la situation.
En effet le choix très « taylorien » de réserver ce droit de transformation de la prescription au bureau des méthodes pose deux problèmes :
- le bureau des méthodes n’est pas légitime pour produire cette prescription d’usage puisqu’il n’a pas l’expérience du contexte.
- le fait de déposséder l’opérateur légitime de cette responsabilité a toutes les chances de le démobiliser. Au mieux On peut penser qu’il intègrera moins facilement cette represcription pour laquelle il n’a pas été reconnu légitime propriétaire, au pire il aura tendance à saboter la production comme seul moyen à sa disposition pour revendiquer la légitimité à produire de la prescription d’usage.
Ainsi on peut comprendre que s’il y a des « non-qualité », ce n’est pas parce que l’opérateur n’applique pas la prescription. C’est le plus souvent parce qu’il n’a pas la possibilité institutionnelle de questionner la prescription de fonctionnement et de reconstruire et formaliser la prescription d’usage, dans la confrontation avec la machine, le contexte de travail et ses pairs.
LE PRESCRIPTEUR ACCOMPAGNANT
Si l’on admet cette distinction entre prescription de fonctionnement et prescription d’usage, alors on peut comprendre que le travail des prescripteurs va au delà de l’élaboration des process de production : de la prescription de fonctionnement.
Dans un tel processus, la fonction du prescripteur n’est pas de réaliser à la place de l’opérationnel la prescription d’usage, mais d’assister l’opérationnel (ou les équipes) dans la co-construction de cette re-prescription. Ainsi dans une démarche d’entreprise apprenante[2]ou une démarche lean, les prescripteurs de l’activité doivent développer des compétences d’accompagnement et de formalisation de l’activité conduite par les opérationnels
[2]Faire de son entreprise une organisation apprenante
https://www.linkedin.com/pulse/faire-de-son-entreprise-une-organisation-apprenante-denis-bismuth/?published=t
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